Секреты английского языка

Сайт для самостоятельного изучения английского языка онлайн

Email Etiquette — как правильно писать и оформлять электронные письма

mail1Если вы работаете в офисе, то вероятно отправляете сообщения по электронной почте каждый день – коллегам, начальнику, клиентам. Даже если вы все еще студент, нужно отправлять е- мейлы своим лекторам, возможно с просьбой предоставления дополнительного времени для написания курсовой или чтобы просто попросить о помощи. Поэтому, необходимо уметь профессионально написать сообщение в деловом стиле.

 Email Etiquette

1. Начните с приветствия (salutation)

Ваше сообщение должно начинаться с обращения к адресату. Если вы пишете неформальное письмо другу, можно и опустить приветствие, но деловое сообщение должно начинаться Dear Mr/Mrs/Sir/Madam…, или Dear Professor …
Друзья обычно пишут “Hi Joe” или “Hello Joe” т.к. было бы странно обратиться к другу “Dear Joe” .

2. Пишите небольшими абзацами

Сразу переходите к делу – не теряйте времени даром. Разделите свое сообщение на два-четыре параграфа и в каждом выразите отдельную мысль. Подумайте об использовании маркера (функция выделения цветом), жирный шрифт или курсив, чтобы выделить свою мысль (но не злоупотребляйте!) Выделение подойдет, если вы перечисляете несколько вопросов, на которые адресат должен ответить, предлагаете несколько альтернативных вариантов, объясняете, что именно вы собираетесь сделать. Кроме того, следите за тем, чтобы во всем письме был использован одинаковый шрифт.

3. Не уходите от темы

Если нужно написать о нескольких различных проблемах, не нужно перечислять их все в одном сообщении, хотя бы потому, что каждое сообщение на отдельную тему помещают в отдельный файл, а в данном случае это не получится, да и этикет требует, чтобы каждой проблеме посвящали отдельные письма.

4. Правильно используйте заглавные буквы (capitals)

Этикет написания электронных сообщений сегодня требует соблюдения такой же пунктуации, как и в официальных письмах. Одной из распространенных проблем является неправильное употребление заглавных букв, в частности, никогда не пишите целое предложение, или что еще хуже — целое сообщение — заглавными буквами. Всегда пишите с большой буквы “I” и первую букву имен собственных. Пишите с большой буквы акронимы, например, BBC, USA и т.д. Всегда начинайте предложение с заглавной буквы и в конце не забывайте ставить точку, вопросительный или восклицательный знак. Получателю вашего сообщения будет легче его читать!

5. Подписывайте свои сообщения

Если сообщения отправляются внутри компании сотрудникам, достаточно просто пропустить две строки и затем напечатать свое имя. Если же вы пишете более формальное письмо, придерживайтесь правил, т.е. не поленитесь написать в конце «Best regards» или «Kind regards». Даже если вы пишете очень близким друзьям, им будет приятно, если они прочитают “All the best”, “Have a nice day”, “Take care”, а не просто ваше имя. (Подробнее о том, как закончить деловое письмо, мы писали ранее).

Форма написания сообщения влияет на отклик и реакцию адресата. Если ваше письмо написано одним абзацем, где приветствие сливается с основным текстом, а пунктуация не соблюдена, то первое чувство, которое испытает читающий его – это раздражение, которое негативно скажется на принятом решении. Другое дело — красивое, легко читабельное сообщение, где все нормы этикета выдержаны – это, между прочим, говорит об уважении к адресату, и реакция соответственно будет другой. Так что не ленитесь быть вежливыми и корректными – это первый шаг к успеху. Автор поста — http://englsecrets.ru/ Автор поста — http://englsecrets.ru/

prosba avtora

Оставьте комментарий

Ваш email адрес не будет опубликован.


*