Каждый, кто работает в сфере бизнеса, знает, что такое собрание. Если вы работаете в многонациональной компании, вы, скорее всего, будете использовать английский для деловых собраний. Удачные, продуктивные собрания (productive meetings) могут значительно продвинуть проект (can boost a project), но если собрания непродуктивны (unproductive), они являются просто напрасной тратой времени (waste of time). Следуйте нашим советам и используйте фразы, о которых мы вам расскажем, чтобы ваши деловые собрания стали успешными и продуктивными (productive).

1. Прежде всего, поприветствуйте (greet) пришедших (attendees) и начните собрание (open the meeting). Неважно, на каком языке вы говорите, деловые собрания всегда начинаются с приветствия (meetings always start with a greeting)! И английский язык не исключение. Используйте более формальную фразу “Good morning” или “Good afternoon”, чем “hello”, и помните о том, что нужно поблагодарить окружающих за то, что они пришли. Затем, если вы ведете собрание (lead the meeting), вам нужно объявить (to announce) о том, что собрание начинается (the meeting is starting), например следующая фраза будет как раз кстати: “Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started” (Доброе утро. Кажется все собрались, давайте начнем). После этого вы готовы перейти к следующему шагу.

2. Укажите цель собрания (the purpose of meeting). Нет смысла проводить собрание до тех пор, пока люди не узнают, в чем состоит его цель. Если вы председательствуете (in charge), скажите: “We’re here today to…” (мы здесь собрались сегодня чтобы…), “Our goal today is…” (наша цель сегодня…), или “I’ve called this meeting to…” (я созвал это собрание), затем перейдите к краткому объяснению (a brief explanation) цели вашего собрания, например: “We’re here today to choose a candidate for the insurance manager” (мы здесь собрались, чтобы выбрать кандидатуру на должность руководителя отдела по страхованию).

3. Пересмотрите прошлые дела (review past business). Если вы встречаетесь, чтобы обсудить текущие вопросы (discuss ongoing matters), пересмотрите ваши успехи (review your progress), прежде чем перейдете (move on to) к новому вопросу. Деловые люди обычно пользуются протоколами (minutes, action points или official notes) с предыдущего собрания (previous meeting), чтобы сравнить результаты и убедиться, что не тратят времени даром (waste time). Прежде чем прочитать протокол, скажите “To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting” (для начала давайте быстро просмотрим протоколы предыдущего собрания). “Go over” означает «пересмотреть что-то», и это обычное выражение для мира бизнеса. Как только вы это сделали, можно переходить к основному разделу собрания.

4. Используйте повестку дня (the agenda) и начинайте обсуждать каждый пункт. Сейчас время обсуждать новые дела (discuss new business)! Вам опять же потребуется повестка для – перечень вопросов, которые нужно обсудить (list of items to discuss), чтобы завладеть вниманием каждого (to keep everyone focused) и убедиться в том, что вы ничего не упускаете (don’t miss anything out). Тот, кто ведет собрание (meeting leader), начнет с того, что привлечет внимание каждого к повестке дня (drawing attention to the agenda). Он скажет: «Please look at your copy of the agenda» (пожалуйста, возьмите ваш экземпляр повестки дня), «There are 10 items on the list today» (в списке сегодня 10 пунктов), «Let’s start with number 5» (начнем с номера 5).

5. Чтобы избежать напрасной траты времени, ключом к успешному собранию является постоянное обсуждение. Когда приходит время переходить к новой теме (move onto the next topic), скажите “Now that we’ve discussed this, let’s move on to the next topic” (поскольку мы это уже обсудили, перейдем к следующей теме или пункту).

6. Последним пунктом в повестке дня часто является «разное» (“Any other business” или сокращенно “A.O.B.”). Важно спросить есть ли какие-либо другие вопросы, чтобы дать собравшимся шанс высказаться по любому другому вопросу, который они считают важным и имеет отношение к теме встречи.

7. Время заканчивать (Time to finish). Вам нужно сделать три вещи в конце собрания: подвести итог (summarize everything discussed), поблагодарить каждого за то, что пришли (thank everyone for coming), и потом закрыть собрание (dismiss the meeting). Это не совсем не трудно! Чтобы подвести итог, начните с фразы “To sum up…” , например, “To sum up, we’ve selected three candidates, who will be further considered.” (подводя итог, заметим, что мы выбрали трех кандидатов). Затем поблагодарите всех фразой “Thank you all for attending/coming” (спасибо, что пришли). Пусть каждый знает, что уже можно расходиться: “The meeting is over” (встреча окончена), и если должно состояться следующее собрание (a follow-up meeting), скажите напоследок “We’ll see everyone next…” (увидимся в следующий…)

Данные советы помогут вам, если перед вами встанет нелегкая задача провести собрание и быть на высоте.