Если вам поручили организовать событие, на которое нужно пригласить много иностранных гостей, важно знать, КАК правильно  это сделать. Если приглашение будет слишком формальным (too formal), приглашенные могут почувствовать себя неловко (may feel uncomfortable), а если слишком неформальным (too casual), оно не будет выражать достаточно уважения (enough respect). Прежде чем составить текст приглашения, задайтесь следующими простыми вопросами, чтобы всегда быть корректным.

Кого вы приглашаете?

Подумайте о людях, посещающих событие (посещать – attend the event). Являются ли они вашими коллегами по работе (colleagues), клиентами (clients) или близкими друзьями (close friends). Используйте более формальный язык, если не очень хорошо знаете людей или хотите выглядеть профессионально. В этом случае идеальной фразой будет “You are warmly invited to… (событие)”, а для более неформальных случаев лучше использовать  “Please join us for… (event)”.

Что за событие?

Для таких крупных событий, как свадьбы (weddings), люди обычно используют формальный язык для приглашения даже тех гостей, которых хорошо знают.  Для менее масштабных событий обычно используют более неформальный язык, за исключением малознакомых людей.

Нужно ли указать какую-то дополнительную информацию?

Какова форма одежды (dress-code) для события? Если гости должны придерживаться определенного стиля  одежды (style of clothing), постарайтесь указать это в приглашении (invitation).  Если гость может привести с собой еще кого-то, также укажите это в приглашении. Люди должны знать конкретно, чего ожидать от события.

Как вы будете контактировать с людьми?

Письмо является самой формальной формой приглашения. Для менее значимых событий можно разослать приглашения по электронной почте. Если вы собираетесь пригласить по телефону, используйте фразу “I am calling to invite you to…” (я звоню, чтобы пригласить), чтобы объяснить, почему вы звоните людям, которых не очень хорошо знаете. Если вы говорите с хорошим знакомым, просто упомяните о событии и спросите, хотел бы он прийти: “I’m having a party on Friday at my house. Do you want to join us?”

Должны ли люди отвечать на ваше приглашение?

Если вы хотите, чтобы люди отвечали (respond) вам на приглашение, чтобы вы знали, ждать их или нет, укажите в конце буквы RSVP рядом со своими контактными данными. Это означает «просим ответить», поэтому адресат будет знать, что ему нужно сообщить о своем решении.

Каким бы ни был повод для приглашения, остался один важный шаг – обязательно проверьте данные, чтобы не пришлось извиняться и посылать новое приглашение.